Sous Commandes dans la page de gestion, vous retrouvez chaque commande du webshop : par jour ou par période, avec les totaux, une liste de production pour la cuisine et des téléchargements pour votre comptabilité. Vous voulez des chiffres sur une période plus longue ou pour plusieurs établissements ? Dans ce cas, créez un rapport sous Rapports.
L'aperçu des commandes#
Allez dans Commandes. En haut, vous choisissez ce que vous voulez voir :
Période : avec le bouton de date, choisissez un jour ou une plage de dates. Sous Choix rapide se trouvent Aujourd'hui, Hier, Demain, Ce mois-ci et Le mois dernier. Une période peut durer 31 jours au maximum ; pour des périodes plus longues, utilisez un rapport.
Type de commande : Emporter, Livraison ou Sur place. L'aperçu affiche toujours un seul type à la fois.
Trier selon : par Heure de commande (quand le client a commandé) ou par Heure de consommation (quand la commande est retirée ou livrée). Pour le travail en salle et en cuisine, l'heure de consommation est généralement la plus pratique.
Filtrer par lieu de retrait : uniquement pour les commandes à emporter, et uniquement si vous travaillez avec plusieurs lieux de retrait.
Au-dessus des commandes, vous voyez les totaux de votre sélection : Nombre de produits, Nombre de commandes, Total du chiffre d'affaires (service et frais de livraison inclus), le chiffre d'affaires en ligne et en espèces, et une Répartition par prestataire de paiement.
En dessous, chaque commande figure en détail : les coordonnées du client, le moment du retrait ou de la livraison, la remarque du client, les produits avec leurs extras et leurs prix, et si la commande est déjà payée. Avec l'œil, vous ouvrez la commande séparément ; avec l'icône d'imprimante, vous l'imprimez ; et avec le crayon, vous ajoutez une Note interne ou vous modifiez la Date et l'Heure du retrait ou de la livraison.
Bon à savoir
L'aperçu affiche uniquement les commandes passées. Une commande que le client n'a pas terminée ou pas encore payée n'y figure pas. Vous traitez les commandes vous-même (démarrer, marquer comme prêtes, reporter) dans l'application de commande.
Rechercher une commande#
Cliquez sur Rechercher une commande (Zoeken naar bestelling) et cherchez par numéro de commande, nom ou adresse e-mail du client. Les commandes plus anciennes (après quelques mois) passent dans les archives : cochez Rechercher dans les archives (Doorzoek archief) pour les retrouver. Elles sont alors en lecture seule.
Liste de production#
Cochez Affichage liste de production (Productielijst weergave) et l'aperçu n'affiche plus les commandes séparées, mais tous les produits commandés de la période choisie, additionnés : « 12 x Grote friet », avec les options choisies et les remarques. Ainsi, votre cuisine sait en un coup d'œil ce qu'elle doit préparer. Groupez la liste au choix par Catégorie, par Tags ou par Paiements en ligne/hors ligne.
Imprimer et télécharger#
Avec Imprimer, vous imprimez l'aperçu de la journée. Avec Télécharger, vous choisissez parmi :
Toutes les commandes (CSV) : une ligne par commande avec le client, le type, l'heure, l'adresse, le total et le mode de paiement.
Toutes les commandes avec détails (XLSX) : une ligne par produit commandé, avec le numéro de commande, le client et le total de la ligne.
Détails de tous les produits commandés (XLSX) : la liste de production par tranche horaire et par jour, avec une colonne par lieu de retrait. Pratique pour planifier vos achats.
Autocollants pour toutes les commandes : une étiquette par commande à coller sur les sacs ou les boîtes.
Rapports#
Sous Rapports (l'onglet à côté de Commandes), vous composez un rapport que vous enregistrez et rouvrez plus tard :
Choisissez le Type de commande : Emporter, Livraison et/ou Sur place.
Choisissez l'Établissement : si vous avez plusieurs webshops au sein de la même entreprise, vous pouvez les regrouper dans un seul rapport.
Choisissez la Période, 31 jours au maximum. En plus des choix rapides habituels, vous trouvez ici aussi Cette semaine, La semaine dernière, Cette année et L'année dernière.
Cliquez sur Créer le rapport.
Le rapport est calculé en arrière-plan ; avec beaucoup de commandes, cela peut prendre quelques minutes. Ensuite, vous l'ouvrez avec l'œil dans la liste. Vous voyez les mêmes totaux que dans l'aperçu des commandes, un tableau Remises accordées, et toutes les commandes de la période. Avec Télécharger Excel, vous récupérez la liste des produits avec les montants dans Excel.
Si vous travaillez avec une caisse Unipos PLUS liée, le rapport contient aussi un tableau TVA avec, par taux, la base imposable et la TVA. Un webshop sans caisse n'est pas un système de caisse, cette ventilation n'y figure donc pas.
Astuce
Donnez à votre comptable le rôle Comptable dans votre équipe. Il voit uniquement Rapports et peut créer et télécharger lui-même des rapports, sans accès à vos commandes ni à vos paramètres.
Quand commence votre journée ?#
Vous fermez après minuit ? Sous Paramètres, Rapportage (Rapportage), réglez dans La journée commence à (De dag begint om) à partir de quelle heure un nouveau jour compte. Les commandes passées après minuit appartiennent alors encore à la veille, dans l'aperçu des commandes, dans les rapports et dans les choix rapides du bouton de date.