Bestellingen en rapporten

Onder Bestellingen in de beheerpagina vind je elke webshopbestelling terug: per dag of periode, met de totalen, een productielijst voor de keuken en downloads voor je boekhouding. Wil je cijfers over een langere periode of voor meerdere zaken, dan bouw je een rapport onder Rapporten.

Het besteloverzicht#

Ga naar Bestellingen. Bovenaan kies je wat je wil zien:

• Periode: met de datumknop kies je een dag of een bereik. Onder Snelle keuze staan Vandaag, Gisteren, Morgen, Deze maand en Vorige maand. Een periode mag maximaal 31 dagen lang zijn; voor langere periodes gebruik je een rapport.

• Besteltype: Afhalen, Bezorgen of Ter plaatse. Het overzicht toont altijd één type tegelijk.

• Sorteren op basis van: op Besteltijd (wanneer de klant bestelde) of op Consumptietijd (wanneer de bestelling afgehaald of bezorgd wordt). Voor de werkvloer is consumptietijd meestal het handigst.

• Filteren op afhaallocatie: enkel bij afhalen, en enkel als je met meerdere afhaallocaties werkt.

Boven de bestellingen zie je de totalen van je selectie: Aantal producten, Aantal orders, Totaal omzet (inclusief service- en bezorgkost), de omzet online en contant, en een Uitsplitsing betaalproviders.

Daaronder staat elke bestelling in detail: de klantgegevens, het afhaal- of bezorgmoment, de opmerking van de klant, de producten met hun extra's en prijzen, en of er al betaald is. Met het oogje open je de bestelling apart, met het printericoon druk je ze af, en met het potlood voeg je een Interne notitie toe of verplaats je de Datum en Tijd van afhaling of bezorging.

Een bestelling opzoeken#

Klik op Zoeken naar bestelling en zoek op bestelnummer, naam of e-mailadres van de klant. Oudere bestellingen (na enkele maanden) verhuizen naar het archief: vink Doorzoek archief aan om ze terug te vinden. Ze zijn dan alleen-lezen.

Productielijst#

Vink Productielijst weergave aan en het overzicht toont niet langer de afzonderlijke bestellingen, maar alle bestelde producten van de gekozen periode opgeteld: "12 x Grote friet", met de gekozen opties en opmerkingen erbij. Zo weet je keuken in één oogopslag wat er klaargemaakt moet worden. Groepeer de lijst naar keuze op Categorie, op Tags of op Online/offline betalingen.

Afdrukken en downloaden#

Met Afdrukken print je het overzicht van de dag. Met Download kies je uit:

• Alle bestellingen (CSV): één rij per bestelling met klant, type, tijdstip, adres, totaal en betaalmethode.

• Alle bestellingen met details (XLSX): één rij per besteld product, met bestelnummer, klant en lijntotaal.

• Details van alle bestelde producten (XLSX): de productielijst per tijdslot en per dag, met een kolom per afhaallocatie. Handig om je inkoop op te plannen.

• Stickers voor alle bestellingen: een etiket per bestelling om op de zakken of dozen te kleven.

Rapporten#

Onder Rapporten (het tabblad naast Bestellingen) stel je een rapport samen dat je bewaart en later opnieuw opent:

1. Kies het Type bestelling: Afhalen, Bezorgen en/of Ter plaatse.

2. Kies de Zaak: heb je meerdere webshops binnen dezelfde onderneming, dan kan je ze samen in één rapport zetten.

3. Kies de Tijdspanne, maximaal 31 dagen. Naast de gewone snelle keuzes staan hier ook Deze week, Vorige week, Dit jaar en Vorig jaar.

4. Klik op Maak rapport aan.

Het rapport wordt op de achtergrond berekend; bij veel bestellingen kan dat enkele minuten duren. Daarna open je het via het oogje in de lijst. Je ziet dezelfde totalen als in het besteloverzicht, een tabel Gegeven kortingen, en alle bestellingen van de periode. Met Download excel haal je de productlijst met bedragen naar Excel.

Werk je met een gekoppelde Unipos PLUS kassa, dan bevat het rapport ook een BTW-tabel met per tarief de maatstaf van heffing en de btw. Een webshop zonder kassa is geen kassasysteem, dus die uitsplitsing is er dan niet.

Wanneer begint je dag?#

Sluit je na middernacht? Onder Instellingen, Rapportage stel je bij De dag begint om in vanaf welk uur een nieuwe dag telt. Bestellingen na middernacht horen dan nog bij de vorige dag, in het besteloverzicht, in de rapporten en in de snelle keuzes van de datumknop.