Avec le module d'événements, vous mettez un événement en ligne en quelques minutes : un BBQ, un atelier, une fête de membres. Vos clients s'inscrivent via une page publique de votre webshop, paient directement en ligne si vous demandez un prix, et vous suivez toutes les inscriptions dans la page de gestion.
Créer un événement#
Allez dans Événements et cliquez en haut à droite sur Ajouter un événement. Le formulaire comprend trois parties.
Général#
Nom : le titre de votre événement, par exemple "BBQ d'été".
Description : dites à vos clients à quoi ils peuvent s'attendre. Ce texte figure sur la page publique.
Location : l'endroit où se déroule l'événement, par exemple "Clubhuis, Strandlaan 1".
Date et Heure de début.
Inscriptions#
Date limite d'inscription : jusqu'à quand les clients peuvent s'inscrire. Si vous laissez ce champ vide, les inscriptions restent possibles jusqu'au début de l'événement.
Prix par personne : le montant que chaque participant paie. Si vous indiquez 0, l'événement est gratuit et aucun paiement n'est demandé.
Nombre maximum de places : le nombre total de participants. Vide signifie illimité.
Nombre maximum de personnes par inscription : le nombre de personnes qu'un client peut inscrire en une fois (10 par défaut).
Plusieurs tarifs : activez cette option si vous souhaitez proposer différents prix, par exemple pour les membres, les adultes et les enfants. Vous obtenez alors une liste de tarifs, chacun avec un nom et un prix par personne (jusqu'à 10 tarifs). Chaque personne compte dans le nombre maximum de places, et les prix sont additionnés en un seul montant total.
Événement actif : l'événement n'est visible et réservable par les clients que si cette option est activée. Vous pouvez aussi l'activer et le désactiver plus tard avec le commutateur dans l'aperçu.
Questionnaire (facultatif)#
Vous voulez en savoir plus sur vos participants, comme leur préférence de menu ? Cliquez sur Ajouter une question. Pour chaque question, vous choisissez un type : Texte, Texte long, Nombre ou Liste de choix (où vous saisissez vous-même les choix, par exemple "Végétarien" et "Viande"). Avec Obligatoire, le client doit répondre à la question avant de pouvoir s'inscrire. Avec Afficher au client, vous masquez temporairement une question sans la supprimer. Vous voyez les réponses dans chaque inscription et dans l'export.
Cliquez sur Créer l'événement. Pour le modifier plus tard, cliquez sur le nom de l'événement dans l'aperçu.
Partager la page publique#
Chaque événement dispose de sa propre page sur votre webshop. Vous trouvez le lien via Page publique, aussi bien dans l'aperçu qu'en haut de l'événement lui-même. Partagez ce lien via votre newsletter, les réseaux sociaux ou votre site web. Tant qu'un événement actif est prévu dans le futur, votre webshop affiche aussi automatiquement un bouton Événements dans la barre de navigation, avec un aperçu de tous les événements planifiés.
Sur la page, votre client voit la date, le lieu, le prix, la date limite d'inscription et le nombre de places encore disponibles. L'inscription se déroule ainsi :
Le client indique son nom, son adresse e-mail et, éventuellement, son numéro de téléphone.
Il choisit le nombre de personnes, ou le nombre de personnes par tarif.
Il répond à vos questions supplémentaires.
Pour un événement payant, il clique sur S'inscrire et payer et paie en ligne via le moyen de paiement de votre webshop. Pour un événement gratuit, l'inscription est validée immédiatement.
Après un paiement réussi, le client voit une confirmation sur la page et reçoit un e-mail de confirmation avec la date, le lieu, le nombre de personnes, le montant payé et ses réponses à vos questions. Si le paiement échoue, les places restent libres et le client peut réessayer immédiatement.
Bon à savoir
Pendant le paiement, les places sont réservées pendant 30 minutes, afin qu'un événement ne soit pas surréservé. Si l'événement est complet ou si la date limite est dépassée, la page l'indique à la place du formulaire d'inscription.
Suivre les inscriptions#
Dans l'aperçu, cliquez sur le nombre d'inscriptions, ou ouvrez l'événement et cliquez sur Voir les inscriptions. En haut, vous voyez le nombre de personnes confirmées, le nombre d'inscriptions et le chiffre d'affaires confirmé. Pour chaque inscription, vous voyez le nom, les coordonnées, le nombre de personnes (par tarif), le montant avec le statut de paiement (Payé ou Non payé), le statut, les réponses et le moment de l'inscription.
Une inscription a l'un de ces statuts :
Confirmé : payée, ou inscrite à un événement gratuit.
En attente de paiement : le client est encore en train de payer.
Annulé : annulée par vous, les places sont de nouveau libres.
Vous voulez annuler une inscription, par exemple parce qu'un client vous appelle pour dire qu'il ne peut pas venir ? Cliquez sur Annuler à côté de l'inscription. Les places sont alors immédiatement libérées.
Attention
Annuler n'envoie pas d'e-mail au client et ne rembourse rien automatiquement. Prévenez vous-même le client et organisez un éventuel remboursement via votre prestataire de paiement.
Avec Exporter en CSV, vous téléchargez toutes les inscriptions sous forme de fichier que vous ouvrez dans Excel, avec, par personne, les coordonnées, le nombre de personnes par tarif, le montant, le statut de paiement et une colonne par question de votre questionnaire. Pratique comme liste des participants à l'entrée.
Bon à savoir#
Vous pouvez supprimer un événement via la corbeille dans l'aperçu. Les inscriptions sont conservées.
Si vous modifiez les tarifs plus tard, les inscriptions existantes conservent le prix auquel le client s'est inscrit.
Chaque inscription payante est aussi enregistrée comme commande, avec comme description "Inscription" suivie du nom de l'événement et du nombre de personnes. Ainsi, le chiffre d'affaires de votre événement figure dans vos commandes et vos rapports.