Tous vos chiffres de caisse se trouvent sur la page de gestion sous Rapports. La page est divisée en Financier (Rapport journalier, Rapport, Rapport horaire, Rapport de service, Tiroir-caisse et Export), Détail (Rapport de produits et Rapport de catégories), Wallet et Bons cadeaux, avec l'Export des données historiques tout en bas. Vous pouvez télécharger chaque rapport pour votre comptable.
Choisir une période et vos caisses#
Chaque rapport commence par une période. Le Rapport journalier affiche le jour même et vous permet de choisir un autre jour avec le bouton de date. Les autres rapports ouvrent une liste de choix avec Aujourd'hui, Hier, 7 derniers jours, 30 derniers jours, Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Cette année et L'année dernière, ou Autres pour une date de début et de fin libres, avec les heures.
Fermez-vous après minuit ? Dans ce cas, indiquez sous Paramètres, Rapportage à partir de quelle heure un nouveau jour commence (Le jour commence à). Tous les rapports suivent ce réglage, de sorte que les ventes après minuit comptent pour la veille.
Avez-vous plusieurs établissements, par exemple deux points de vente ? Dans ce cas, une liste de vos caisses apparaît en haut du Rapport journalier, du Rapport, du Rapport de produits et de l'Export : cochez celles que vous voulez additionner.
Rapport journalier#
Les totaux d'un jour, tels que vous les remettez à votre comptable :
Total du jour et composition : le chiffre d'affaires brut avant remise, les remises et le chiffre d'affaires TVA comprise.
TVA par taux : pour chaque taux de TVA, la base d'imposition et la TVA à reverser, avec l'étape Du chiffre d'affaires brut à la base d'imposition détaillée.
Paiements : ce que vous avez encaissé par mode de paiement.
Avec Imprimer, vous ouvrez une version imprimable, que vous pouvez aussi enregistrer en PDF. Avec Télécharger Excel, vous récupérez les chiffres sous forme de fichier.
Rapport : l'aperçu de la période#
La même vue sur une période plus longue, par défaut le mois en cours, et sur plusieurs caisses à la fois. Outre le résumé, la composition de la TVA et les paiements, vous voyez ici aussi les ventes par collaborateur, et une Vue quotidienne avec, pour chaque jour, le chiffre d'affaires, la TVA et le nombre de reçus. Avec Afficher les jours sans chiffre d'affaires, vous voyez aussi vos jours de fermeture. Télécharger Excel vous donne cet aperçu sous forme de fichier. Cet aperçu est calculé chaque nuit et va jusqu'à hier inclus ; pour les chiffres d'aujourd'hui, utilisez le Rapport journalier.
Rapport horaire#
Si Rapport horaire figure dans votre liste, vous voyez pour chaque heure le nombre de reçus, le chiffre d'affaires, la remise, la moyenne par reçu et la part dans le chiffre d'affaires du jour, avec l'heure la plus chargée mise en évidence. Passez à Par catégorie ou Par produit pour voir ce qui se vend à quelle heure. Les chiffres horaires vont jusqu'à hier inclus. Pratique pour adapter la planification du personnel et vos préparations à l'affluence.
Rapport de service#
Pour chaque collaborateur, les services de la période choisie, avec Nom, Début et Fin. Cliquez sur Détail et vous obtenez tous les reçus de ce service dans la même structure que le rapport journalier, avec sous Téléchargements un Aperçu et les Détails par ligne de reçu sous forme de fichier. Pour savoir comment votre équipe pointe son entrée et sa sortie, lisez Période de vente et services.
Tiroir-caisse#
Tous les mouvements d'espèces en dehors des ventes : Entrée de caisse, Sortie de caisse et les déclarations du tiroir (le total compté du tiroir), chaque fois avec l'heure, le montant et le collaborateur, et sur un GKS aussi la référence du module fiscal. En haut se trouve un résumé avec la somme des espèces entrantes et sortantes et le dernier total de tiroir déclaré. Filtrez par type pour ne voir que les déclarations.
Export#
L'export est conçu pour votre comptable : choisissez la période, éventuellement les caisses et les modes de paiement, ou un seul client pour ne voir que ses reçus. Vous obtenez une liste de reçus avec, par mode de paiement, ce que vous avez encaissé ; avec Regrouper, vous additionnez par mode de paiement et avec Remise incluse dans les totaux, vous choisissez si les remises sont comprises dans les totaux. Téléchargez en Aperçu Excel (une ligne par reçu), Détails Excel (une ligne par ligne de reçu) ou PDF.
Rapport de produits et Rapport de catégories#
Le Rapport de produits affiche le chiffre d'affaires par produit sur la période choisie, par défaut la semaine écoulée : les Produits les plus populaires en Top 10, Top 20 ou tous les produits, avec la quantité, le chiffre d'affaires et un diagramme circulaire de la part. Cochez Uniquement les produits (sans options) pour masquer les variantes, ou Afficher les détails de TVA pour la TVA par produit. Cliquez sur un produit et vous voyez ses ventes Par jour ou Par heure dans un graphique.
Ces chiffres proviennent d'un calcul nocturne et vont jusqu'à hier inclus ; l'affichage par heure provient des reçus eux-mêmes et est limité à un mois.
Le Rapport de catégories donne la même vue par catégorie, directement à partir des reçus d'aujourd'hui ou de la période choisie.
Wallet et bons cadeaux#
Si vous travaillez avec le wallet client, vous trouvez ici les Transactions du wallet (dépôts, retraits, paiements, remboursements et bons cadeaux utilisés, avec statut et Télécharger CSV) et l'Aperçu des soldes du wallet (le solde total en cours, le nombre de wallets actifs, le solde moyen et les plus gros wallets). Le rapport Bons cadeaux est expliqué dans Bons cadeaux.
Export des données historiques#
Vous voulez toutes vos données de caisse d'une période, par exemple pour un audit ou votre propre analyse ? Choisissez une période et cliquez sur Start Export. Vous recevez un zip avec des fichiers CSV (point-virgule comme séparateur, UTF-8) : les reçus, les lignes de reçu par ticket, les paiements et les remises, plus un fichier README avec les explications. L'export tourne en arrière-plan et peut prendre quelques minutes ; ensuite, Download Export apparaît.
Rapports X et Z#
Avec GKS 2.0, la caisse imprime simplement elle-même vos rapports fiscaux X et Z. Sur la caisse, ouvrez la roue dentée et allez dans les rapports :
Choisissez une période de vente dans la liste, même dans le passé, et consultez les détails.
Imprimez le rapport journalier de toute la période, ou les rapports de service par collaborateur ayant travaillé pendant cette période.
Imprimez les rapports fiscaux : turnover X et Z pour le chiffre d'affaires, et user X et Z par utilisateur.
Travaillez-vous encore avec un GKS 1.0 (la boîte noire) ? Dans ce cas, vous consultez les rapports via le FDM : appuyez sur le bouton d'action rapide avec l'icône d'éclair, choisissez FDM et FDM beheren. Votre navigateur ouvre une page de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe : User), puis vous choisissez sous Financial reports la date et le rapport Z souhaité.