Met de evenementenmodule zet je in enkele minuten een evenement online: een BBQ, een workshop, een ledenfeest. Klanten schrijven zich in via een publieke pagina op je webshop, betalen meteen online als je een prijs vraagt, en jij volgt alle inschrijvingen op in de beheerpagina.
Een evenement aanmaken#
Ga naar Evenementen en klik rechtsboven op Evenement toevoegen. Het formulier bestaat uit drie delen.
Algemeen#
Naam: de titel van je evenement, bijvoorbeeld "Zomer BBQ".
Omschrijving: vertel je klanten wat ze mogen verwachten. Deze tekst staat op de publieke pagina.
Locatie: waar het evenement doorgaat, bijvoorbeeld "Clubhuis, Strandlaan 1".
Datum en Startuur.
Inschrijvingen#
Deadline inschrijvingen: tot wanneer klanten kunnen inschrijven. Laat je dit leeg, dan kan dat tot de start van het evenement.
Prijs per persoon: het bedrag dat elke deelnemer betaalt. Zet je 0, dan is het evenement gratis en moet er niet betaald worden.
Maximum aantal plaatsen: het totale aantal deelnemers. Leeg betekent onbeperkt.
Maximum personen per inschrijving: hoeveel personen één klant in één keer kan inschrijven (standaard 10).
Meerdere tarieven: schakel dit in als je verschillende prijzen wil, bijvoorbeeld voor leden, volwassenen en kinderen. Je krijgt dan een lijstje tarieven met elk een naam en een prijs per persoon (tot 10 tarieven). Elke persoon telt mee voor het maximum aantal plaatsen, en de prijzen worden opgeteld tot één totaalbedrag.
Evenement actief: pas als dit aanstaat is het evenement zichtbaar en boekbaar voor klanten. Je kan dit later ook aan- en uitzetten met de schakelaar in het overzicht.
Vragenlijst (optioneel)#
Wil je iets extra weten van je deelnemers, zoals hun menuvoorkeur? Klik op Vraag toevoegen. Per vraag kies je een type: Tekst, Lange tekst, Getal of Keuzelijst (waarbij je zelf de keuzes ingeeft, bijvoorbeeld "Vegetarisch" en "Vlees"). Met Verplicht moet de klant de vraag beantwoorden voor hij kan inschrijven, met Tonen aan klant verberg je een vraag tijdelijk zonder ze te verwijderen. De antwoorden zie je bij elke inschrijving en in de export.
Klik op Evenement aanmaken. Aanpassen doe je later door in het overzicht op de naam van het evenement te klikken.
De publieke pagina delen#
Elk evenement krijgt een eigen pagina op je webshop. Je vindt de link via Publieke pagina, zowel in het overzicht als bovenaan het evenement zelf. Deel die link via je nieuwsbrief, social media of je website. Zolang er een actief evenement in de toekomst staat, krijgt je webshop ook automatisch een knop Evenementen in de navigatiebalk, met een overzicht van alle geplande evenementen.
Op de pagina ziet je klant de datum, de locatie, de prijs, tot wanneer inschrijven kan en hoeveel plaatsen er nog vrij zijn. Inschrijven gaat zo:
De klant vult zijn naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer in.
Hij kiest het aantal personen, of per tarief hoeveel personen.
Hij beantwoordt je extra vragen.
Bij een betalend evenement klikt hij op Inschrijven en betalen en betaalt hij online via de betaalmethode van je webshop. Bij een gratis evenement is de inschrijving meteen in orde.
Na een geslaagde betaling ziet de klant een bevestiging op de pagina en krijgt hij een bevestigingsmail met de datum, de locatie, het aantal personen, het betaalde bedrag en zijn antwoorden op je vragen. Mislukt de betaling, dan blijven de plaatsen vrij en kan de klant het meteen opnieuw proberen.
Goed om te weten
Tijdens het betalen worden de plaatsen 30 minuten vastgehouden, zodat een evenement niet overboekt raakt. Is het evenement volzet of is de deadline voorbij, dan toont de pagina dat in plaats van het inschrijfformulier.
Inschrijvingen opvolgen#
Klik in het overzicht op het aantal inschrijvingen, of open het evenement en klik op Bekijk inschrijvingen. Bovenaan zie je het aantal bevestigde personen, het aantal inschrijvingen en de bevestigde omzet. Per inschrijving zie je de naam, de contactgegevens, het aantal personen (per tarief), het bedrag met de betaalstatus (Betaald of Niet betaald), de status, de antwoorden en het tijdstip van inschrijven.
Een inschrijving heeft één van deze statussen:
Bevestigd: betaald, of ingeschreven voor een gratis evenement.
In afwachting van betaling: de klant is nog aan het betalen.
Geannuleerd: door jou geannuleerd, de plaatsen zijn weer vrij.
Wil je een inschrijving annuleren, bijvoorbeeld omdat een klant je belt dat hij niet kan komen? Klik op Annuleren naast de inschrijving. De plaatsen komen dan meteen terug vrij.
Opgelet
Annuleren stuurt geen mail naar de klant en betaalt niets automatisch terug. Verwittig de klant zelf en regel een eventuele terugbetaling via je betaalprovider.
Met Exporteer CSV download je alle inschrijvingen als een bestand dat je in Excel opent, met per persoon de contactgegevens, het aantal personen per tarief, het bedrag, of er betaald is, en een kolom per vraag uit je vragenlijst. Handig als deelnemerslijst aan de ingang.
Goed om te weten#
Een evenement verwijderen kan via het prullenbakje in het overzicht. De inschrijvingen blijven bewaard.
Pas je later de tarieven aan, dan blijven bestaande inschrijvingen staan aan de prijs waaraan de klant inschreef.
Elke betalende inschrijving wordt ook als bestelling geboekt, met als omschrijving "Inschrijving" gevolgd door de naam van het evenement en het aantal personen. Zo zit de omzet van je evenement mee in je bestellingen en rapporten.