Reservaties

Met de reservatiemodule beheer je je zaal, je tafels en je reservaties op één plek. Klanten reserveren online via je reservatiepagina of via een widget op je eigen website, krijgen automatisch een bevestiging en een herinnering, en jij ziet elke reservatie op het tafelplan verschijnen. De module bouwt voort op het tafelplan dat je ook op de kassa gebruikt.

Wat heb je nodig?#

Beschikbaarheid wordt altijd berekend op basis van drie dingen: je tafels, je shifts en je uitzonderingen. Zet die dus eerst goed.

1. Tafels: onder Gebieden teken je je zaal. Per tafel stel je Min gasten en Max gasten in, en kan je een tafel-QR-code koppelen. Een gebied dat je tijdelijk niet gebruikt, bijvoorbeeld het terras in de winter, sluit je met Sluiten voor reservaties: die tafels tellen dan niet mee. Hoe je het tafelplan tekent, lees je in Tafelplan beheren.

2. Shifts: wanneer klanten kunnen reserveren, bijvoorbeeld Lunch en Diner.

3. Uitzonderingen: de dagen waarop je gesloten bent.

Shifts#

Ga naar Shifts. Je ziet een weekkalender. Sleep over een leeg vak om een shift aan te maken, of klik op een bestaande shift om ze aan te passen. Je kan een shift ook verslepen of langer maken door ze aan de rand te trekken.

Per shift stel je in:

• Titel, bijvoorbeeld "Lunch", "Diner" of "Sunday Brunch".

• Minimale groepsgrootte en Maximale groepsgrootte: hoeveel personen één reservatie mag tellen. Wil je groepen boven een bepaald aantal liever telefonisch behandelen, zet dan het maximum lager.

• Herhaling: geen herhaling, iedere dag, iedere week, iedere maand of ieder jaar. Met Enkel op weekdagen en Enkel in maanden beperk je de herhaling, bijvoorbeeld een brunch enkel op zondag, of een terrasshift enkel van mei tot september.

• Start en Eind: het begin- en einduur, en vanaf en tot wanneer de reeks loopt.

Verwijder je een herhalende shift, dan vraagt de beheerpagina wat je precies wil: Alleen dit voorval (sluit de shift enkel op die dag), Dit en alle toekomstige voorvallen (beëindigt de reeks vanaf die dag) of Hele reeks verwijderen.

Uitzonderingen#

Sluitingsdagen, verlof of een privé-evenement zet je onder Uitzonderingen. Klik op Uitzondering toevoegen, kies een Datum, en kies bij Shift of je de Hele zaak sluit of maar één shift (bijvoorbeeld enkel de lunch). Geef eventueel een Reden mee; met de snelle keuzes Kerst, Nieuwjaar, Privé evenement en Renovatie gaat dat met één klik. Op die datum kunnen klanten niet meer online reserveren voor de gesloten shifts.

Instellingen#

Onder Instellingen in de zijbalk van de reservatiemodule staan vier tabbladen.

Algemeen#

• Standaard zitduur: hoelang een tafel bezet blijft per reservatie, standaard 90 minuten. Dit bepaalt mee wanneer een tafel opnieuw vrijkomt in de beschikbaarheid.

• Reservatie voorlooptijd: hoeveel minuten op voorhand een tijdslot nog te boeken is, standaard 30. Zo krijg je geen reservatie meer binnen voor een tafel die over vijf minuten begint.

• Reservaties automatisch bevestigen: staat dit aan, dan is elke online reservatie meteen bevestigd en krijgt de klant direct een bevestiging. Staat het uit, dan komt de reservatie binnen als In afwachting, krijgt de klant een bericht dat zijn aanvraag geregistreerd werd, en bevestig jij ze zelf.

Vragenlijst#

Wil je iets extra vragen bij het reserveren, zoals een formulekeuze of dieetwensen? Klik op Vraag toevoegen. Per vraag kies je een type (Tekst, Lange tekst, Getal of Keuzelijst) en of ze Verplicht is. Standaard staat er één vraag klaar: "Opmerkingen", met als hint "Bijvoorbeeld: graag een tafel bij het raam". De antwoorden zie je in de reservatiedetails en in de bevestigingsmails.

Herinneringen#

Herinneringen staan standaard aan en worden per e-mail verstuurd, standaard 24 uur en 2 uur voor de reservatie. Je kan tot vier tijdstippen instellen met Tijd toevoegen. Heb je de SMS-functie op je account, dan kan je ook SMS herinneringen inschakelen. Wijzig je het uur van een reservatie, dan verschuiven de herinneringen automatisch mee; annuleer je ze, dan vervallen ze.

No-show#

Bij No-show respijttijd stel je in na hoeveel minuten een gast die niet is opgedaagd automatisch als no-show wordt gemarkeerd, standaard 30 minuten. Elk kwartier controleert het systeem de reservaties die In afwachting of Bevestigd staan en waarvan het uur plus de respijttijd voorbij is, en zet ze op No-show. De tafel komt dan weer vrij.

Hoe reserveert je klant?#

Klanten kunnen op twee manieren online reserveren:

• Via je reservatiepagina: je webshopadres gevolgd door `/reservation`. Naar deze pagina verwijst ook de QR-code die je onder Instellingen, Flyer aanmaakt, zie Promoot je webshop.

• Via een widget op je eigen website: onder Instellingen, API in de beheerpagina vind je bij "Reservation Module" een stukje code dat je (of je webbouwer) op je website plakt. De widget verschijnt dan als een knop "Reserveer".

De klant kiest het aantal personen, een datum en een beschikbaar tijdslot, vult zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer in en beantwoordt je eventuele vragen. Daarna krijgt hij meteen een bevestigingsmail (en een sms als je de SMS-functie hebt) met de datum, het uur en het aantal personen. Jij krijgt op hetzelfde moment een mail "Nieuwe reservatie" met alle gegevens.

Reservaties opvolgen#

Reservaties opent standaard op het Tafelplan van vandaag. Met de datumknop en de pijltjes bovenaan spring je naar een andere dag. Links zie je alle reservaties van die dag: uur, naam, aantal personen, shift en tafel. Rechts zie je het tafelplan, waarop de bezette tafels op het gekozen uur gekleurd zijn. Met de knop Lijst schakel je naar een tabel met alle gegevens, en met Afdrukken print je de reservatielijst van de dag, handig aan het onthaal.

Klik op een reservatie om de details te openen. Daar staan drie tabbladen:

• Gegevens: de contactgegevens, het uur, het aantal gasten, de tafel, de opmerkingen van de klant en je Interne notities (alleen voor personeel). Hier pas je de reservatie aan met Wijzigen of annuleer je ze.

• Contact: stuur de klant rechtstreeks een e-mail vanuit de beheerpagina, en zie wat er eerder verstuurd werd.

• Geschiedenis: alle eerdere reservaties van deze klant, met het aantal annuleringen en zijn eerdere notities.

Statussen#

Een reservatie doorloopt deze statussen. Met de knoppen in de lijst of in de details zet je ze zelf een stap verder.

• In afwachting: online binnengekomen, nog niet bevestigd. Klik op Bevestigen.

• Bevestigd: de klant heeft een bevestiging gekregen. Bij aankomst klik je op Geplaatst.

• Geplaatst: de gasten zitten aan tafel. Na hun vertrek klik je op Afgerond.

• Afgerond: de tafel is weer vrij.

• No-show: de gast is niet opgedaagd, manueel of automatisch na de respijttijd.

• Geannuleerd: door jou geannuleerd. Per ongeluk? Met Herstellen zet je ze terug.

Tags#

Bij elke reservatie kan je Tags zetten die je klant meegaf of die je zelf toevoegt: Verjaardag, Jubileum, Zakelijk, Rolstoel, Kinderstoel, Dieetwensen, Rustige tafel en Raam. Daarnaast zijn er Interne tags die de klant nooit ziet: VIP, Problematisch, Eerste keer, Vaste klant en Ernstige allergie. Ze verschijnen als badge in de lijst, zodat je team in één oogopslag ziet wat er speelt.

Zelf een reservatie ingeven#

Voor een telefonische reservatie of een gast aan de deur klik je op het tafelplan op een vrije (groene) tafel en kies je Nieuwe reservatie of Walk-in plaatsen. Een tafel die op dat uur al gereserveerd is, kleurt anders en kan je niet kiezen.

Vul de datum, het uur, het aantal gasten en de Verblijftijd in. Met Zoek bestaande klant haal je de gegevens van een terugkerende klant op via naam, e-mail of telefoon; anders vul je ze zelf in. Kies een Status (Niet bevestigd of Bevestigd) en of je een Bevestigingsbericht wil versturen. Een walk-in staat meteen op Geplaatst.

Tafels samenvoegen voor grote groepen#

Komt er een groep die niet aan één tafel past? Klik op het tafelplan op Tafels samenvoegen. Geef de groep een Groepsnaam, vink minstens twee tafels aan en kies het Type:

• Permanent: de groep is altijd beschikbaar voor grote reservaties, ook online. Handig voor een vaste lange tafel.

• Tijdelijk: enkel voor een specifieke reservatie, bijvoorbeeld een familiefeest van zaterdag.

Standaard is de capaciteit van de groep de som van de tafels. Onder Geavanceerde instellingen pas je die aan met de Gasten modifier (bijvoorbeeld -2 als er door het samenschuiven twee stoelen wegvallen) of met een eigen minimum en maximum. Samengevoegde tafels krijgen een koppelicoon op het tafelplan. Onder Bestaande groepen verwijder je een groep weer; de tafels worden dan opnieuw apart beschikbaar.

No-shows beperken#

Lege tafels kosten omzet. Naast de automatische no-showdetectie houdt de module per klant (op basis van e-mailadres of telefoonnummer) bij hoe vaak hij niet kwam opdagen. Vanaf twee no-shows krijgt de klant in de reservatielijst een rode badge met het aantal, en in de details de waarschuwing "Let op: herhaalde no-shows". Zo beslis jij zelf of je zo'n reservatie bevestigt, of eerst even belt.

Analytics#

Onder Analytics kies je een periode en zie je het totaal aantal reservaties en gasten, het no-showpercentage, de gemiddelde groepsgrootte, en grafieken per dag, per uur, per weekdag en per tafel. Met CSV Export haal je de cijfers naar Excel. Handig om drukke momenten te herkennen en je shifts bij te sturen.