Ondernemen zonder zorgen met een goed kassasysteem

Wat houdt een kassasysteem in? 

Een elektronisch kassasysteem doet meer dan alleen betalingen registreren. Ze berekent automatisch de btw en boekt de verkoop op specifieke artikelgroepen. Met geavanceerde modellen kun je de verkoop van tot wel 25.000 verschillende artikelen bijhouden. 

Elke dag registreert de kassa jouw totale omzet, de btw en de verkoop per artikel of artikelgroep. Deze gegevens kun je eenvoudig exporteren via een SD-kaart of rechtstreeks naar je computer. Hierdoor heb je altijd een helder overzicht van je dagelijkse transacties, klaar om te analyseren en te beheren.

Is een kassasysteem verplicht? 

Denk je eraan om een eigen zaak te openen? Hoe er dan rekening mee dat een geregistreerd kassasysteem (ook wel witte kassa genoemd) in heel wat gevallen verplicht is. Elke zaak die maaltijden verkoopt of op regelmatige basis catering diensten uitvoert is verlicht er eentje te hebben. Een bijkomende voorwaarde is dat de jaaromzet van je zaak hoger is dan 25.000 euro exclusief btw.

Kassasysteem vs. POS-systeem

Vaak wordt een (elektronisch) kassasysteem vergeleken met een POS-systeem of omgekeerd. Dit is eigenlijk niet volledig juist. De belangrijkste functie van een kassa is het afrekenen en ontvangen/bewaren van betalingen. Een POS-systeem gaat nog een stapje verder. Naast afrekenen en bijhouden van inkomsten, geeft het je ook inzicht in klantgegevens, verkoopstatistieken en voorraadinformatie. Een POS-systeem kan je dus zien als een uitgebreider kassasysteem met extra opties. Een beetje zoals bij een wagen waarbij je een standaardmodel hebt waar je extra opties aan kan toevoegen. Heb je deze extra opties niet nodig? Dan kan je zeker en vast aan de slag met een traditioneel kassasysteem. 

Wens je meer informatie over de vele mogelijkheden van een POS-systeem? Lees dan zeker ook onze blogpost hierover! 

Het juiste kassasysteem kiezen

Ben je op zoek naar een nieuw kassasysteem maar word je overweldigd door de vele opties en functies? De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is: wat moet mijn kassa allemaal kunnen? Niet elke zaak of organisatie heeft namelijk nood aan een uitgebreid POS-systeem met oneindig veel functies. Er zijn heel wat verschillende soorten kassasystemen beschikbaar. Daarom overlopen we hieronder de vaakst voorkomende. 

Traditioneel kassasysteem

Dit is het soort kassa dat je vaak tegenkomt in voetbalkantines, cafetaria’s en kleinere speciaalzaken. Het is een kassa zoals iedereen ze wel kent met een scherm, een lade voor het geld en knoppen om bestellingen in te voeren en betalingen te verwerken. Een klassieke oplossing die nog steeds vaak wordt gebruikt vanwege haar eenvoud en betrouwbaarheid. Ideaal dus voor kleinere zaken en organisaties. 

All-in-one kassasysteem

Een alles-in-één kassa is een stijlvolle en professionele oplossing. Hij staat stevig op een voet of hangt netjes aan de muur. Deze elektronische kassa combineert hardware en software in één systeem. Je kunt allerlei accessoires aansluiten, zoals een printer, barcodescanner, klantendisplay of NFC-reader. Hiermee kun je eenvoudig de dagelijkse omzet, totale btw en verkoop per artikelgroep afdrukken. Dit maakt het een veelzijdige en handige keuze voor moderne bedrijven.

Kassasysteem met tablet

Dit type systeem maakt gebruik van tablets of mobiele apparaten met speciale software. Het personeel gebruikt deze apparaten om bestellingen op te nemen en direct naar de keuken of bar te sturen. Tablet-gebaseerde kassasystemen zijn vaak flexibeler en handiger dan traditionele kassa's. Je kan ze perfect op verschillende besturingssystemen laten werken zoals Android, iOS of Windows. Het grootste voordeel van deze systemen is dat ze je de vrijheid geven om overal in de zaak bestellingen op te nemen. Ze bieden een modernere en efficiëntere manier van werken.

Cloud kassasysteem

Dit type systeem slaat al je gegevens veilig op in de cloud en is toegankelijk vanaf elk apparaat dat met internet verbonden is. Je kunt vanaf elke plek inloggen waardoor je je gegevens snel en eenvoudig kan bekijken. Het systeem biedt verschillende uitgebreide functies zoals voorraadbeheer, klantbeheer en gedetailleerde rapportages. Dit maakt het vooral handig voor bedrijven met meerdere locaties. Dankzij deze functies kan je niet alleen verkopen bijhouden, maar ook je voorraad en klanten efficiënt beheren, allemaal vanuit één centraal systeem.

Onbemand kassasysteem

Tegenwoordig zie je ze overal, de zelfscankassa's. Voornamelijk supermarkten maken er gebruik van. Deze kassa's laten klanten toe om zelf hun boodschappen te scannen of handmatig in te voeren via het kassascherm. Vervolgens kunnen ze deze betalen met een bankkaart en in sommige gevallen met contant geld. Hierdoor verloopt het hele proces efficiënter en zijn er minder lange wachtrijen aan de kassa.

Zoals je ziet zijn er heel wat verschillende soorten kassasystemen. Deze kan je in een volgende fase ook nog verder uitbreiden met bijvoorbeeld bestelkiosken. Die zullen de efficiënte werking alleen maar vergroten. Bestelkiosken zijn een vlotte manier om klanten hun bestelling op te nemen. 

Wil je meer te weten komen over hoe bestelkiosken jouw zaak een upgrade kunnen geven? Lees dan zeker ook onze blogpost hierover.

Wat kost een kassasysteem? 

De kostprijs van een kassasysteem hangt sterk samen met het type systeem dat je kiest en de verschillende opties die je hieraan toevoegt. Bij Unipage kunnen we een volledig kassasysteem op maat van jouw zaak uittekenen. Hierdoor krijg je gegarandeerd het beste kassasysteem dat aan jouw noden voldoet tegen de scherpste prijs. 

Jouw kassasysteem van Unipage

Weet je niet goed welk kassasysteem het meest geschikt is voor jouw zaak of organisatie? Bij Unipage geven we steeds advies op maat. We kijken samen met jou hoe we jouw zaak efficiënter kunnen maken. We denken na over welk kassasysteem het beste bij je past, welke opties je zeker nodig hebt en hoe we je hele verkoopproces zo gestroomlijnd mogelijk kunnen maken. Wens je meer informatie? Aarzel niet om ons te contacteren voor een vrijblijvende offerte.