Een student aannemen in je horecazaak: zo doe je dat

Als je ooit hebt overwogen om een student in te schakelen in jouw horecazaak, dan is dit artikel voor jou. We zetten alles helder op een rij: van urenquota en lonen tot nachtwerk en de beruchte Dimona-aangifte.

Geen juridisch jargon, gewoon praktische uitleg waar je meteen mee aan de slag kunt.

Wat is een jobstudent volgens de wet?

Een jobstudent is een leerling of student die ingeschreven is in een voltijdse opleiding (middelbaar, hoger of universitair onderwijs) en die tijdelijk arbeid verricht bij een werkgever onder een studentencontract. Dit studentencontract wijkt af van een gewoon arbeidsovereenkomst op het vlak van sociale bijdragen, belastingen en toegelaten werkduur.

Om als student te mogen werken, moet de student:

• Ingeschreven zijn in een voltijdse erkende opleiding
• Niet werken in het kader van een verplichte stage
• Een schriftelijke studentenovereenkomst sluiten met de werkgever
  
  

Hoeveel mag een student werken?

Sinds 2023 geldt er een urenquotum voor studentenarbeid: studenten mogen maximaal 600 uur per kalenderjaar werken aan verminderde sociale bijdragen. Voorheen werd gerekend in dagen, maar dat is vervangen door een systeem op basis van gepresteerde uren.

Het is belangrijk voor zowel student als werkgever om de stand van de gepresteerde uren goed op te volgen. Dit kan eenvoudig via het online platform student@work.be. Zodra het quotum van 600 uur overschreden wordt, gelden de gewone sociale zekerheidsbijdragen.

🔗 Lees meer bij Securex

Hoeveel mag een student per dag en per week werken?

Er is een onderscheid tussen meerderjarige en minderjarige studenten.

Voor studenten van 18 jaar of ouder:

• Maximaal 11 uur arbeid per dag
• Maximaal 50 uur per week
• Overuren zijn toegestaan, mits correcte verloning of recuperatie

Voor studenten jonger dan 18 jaar:

• Maximaal 8 uur arbeid per dag
• Maximaal 38 uur per week
• Nachtarbeid is niet toegestaan
• Werk mag niet de schoolprestaties in gevaar brengen

Wat bedoelt men met “mag de de schoolprestaties niet in gevaar brengen?”

Vele gebruiken woorden/zinnen als: het werk mag niet tijdens de schooluren mag plaatsvinden, het mag niet te vermoeiend of belastend mag zijn en het werk mag leiden tot structureel slaaptekort, bijvoorbeeld door avond- of weekendwerk in combinatie met schooldagen

In de praktijk wil dit zeggen:

• Een minderjarige mag niet werken op een schooldag (behalve uitzonderlijk via een stage of leercontract).
• Tijdens vakanties mag het wel, maar je moet vermijden dat een jongere bijvoorbeeld nachtdiensten draait en daarna de volgende dag les moet volgen.
• De werkgever wordt geacht “rekening te houden met de leeftijd, fysieke belasting, en het schoolritme.”

De regel komt voort uit het idee dat school de hoofdbezigheid blijft van jongeren, en dat werk daaraan ondergeschikt moet zijn.

Bij meerderjarige studenten geldt deze regel niet formeel, maar gezond verstand blijft natuurlijk belangrijk: structureel nachtarbeid combineren met zware studies is voor niemand een goed idee.

Voor minderjarigen gelden dus strengere arbeidsbeperkingen, en het is sterk aanbevolen om expliciete toestemming van de ouders te verkrijgen.

Mogen studenten op zondag of ’s nachts werken?

In de horecasector is het in principe toegestaan om studenten ook op zondag of 's avonds in te schakelen, op voorwaarde dat bepaalde regels gerespecteerd worden.

Voor studenten ouder dan 18 jaar:

• Nachtarbeid is toegelaten, maar enkel onder voorwaarden en met voorafgaande melding via Dimona
• Zondagsarbeid is toegelaten indien voorzien in het arbeidsreglement
  
  

Voor studenten jonger dan 18 jaar:

• Nachtarbeid (tussen 20u en 6u) is verboden
• Zondagsarbeid is in de meeste gevallen verboden

Voor minderjarigen (< 18 jaar) is zondagsarbeid dus in principe verboden volgens de Arbeidswet. Maar er bestaan enkele uitzonderingen waarbij het wél mag. De horeca valt daar in sommige gevallen onder, maar enkel onder strikte voorwaarden.

Concreet: wanneer mag een minderjarige wel op zondag werken?

1. Uitzondering via Koninklijk Besluit:

Voor sectoren zoals horeca, culturele en sportevenementen, bakkerijen, festivals, enz.

Maar: je moet vooraf toestemming vragen aan de FOD Werkgelegenheid via een gemotiveerde aanvraag.

2. Tijdelijke of occasionele arbeid:

Bijvoorbeeld bij een beurs, feest, of evenement — ook hier is er soms ruimte om af te wijken van het verbod, op voorwaarde dat je dit goed motiveert en je toestemming krijgt.

3. Schoolvakanties:

Zelfs dan geldt nog altijd het standaard verbod op zondagsarbeid voor minderjarigen, tenzij een bovenliggende uitzondering van toepassing is.

Dus, zondagsarbeid is verboden voor minderjarige studenten, tenzij je op papier kan aantonen dat je onder een wettelijk toegelaten uitzondering valt, én dit correct aanvraagt of verantwoordt.

Daarnaast moet er bij nachtarbeid extra aandacht gaan naar veiligheid, vervoer en rusttijden.

🔗 Lees meer bij Liantis

Wat moet je een student betalen?

Studenten hebben recht op hetzelfde minimumloon als gewone werknemers in dezelfde functie, conform de barema’s van het Paritair Comité 302 (horeca). Het is niet toegestaan om studenten een lager loon te geven puur omdat ze student zijn.

De meeste studenten in de horeca worden per uur betaald. Het uurloon moet correct omgerekend worden vanuit het maandelijkse barema en mag nooit lager liggen dan het wettelijk minimum.

Het minimumloon voor jobstudenten hangt af van hun leeftijd. Jongere studenten krijgen een percentage van het volledige sectorale minimumloon, zoals vastgelegd in de loonbarema’s van het Paritair Comité 302. Dit systeem houdt rekening met hun leeftijd en ervaring. Hieronder vind je een overzicht van de toegepaste percentages:

• 15 jaar: 70% van het minimumloon volgens de functiecategorie.
• 16 jaar: 80%
• 17 jaar: 90%
• 18 jaar: 90%
• 19 jaar: 90%
• 20 jaar: 90%
• 21 jaar en ouder: 100% van het minimumloon.

Loon- en arbeidsvoorwaarden voor paritair Comité 302 - Horeca vind je hier.

Deze percentages zijn wettelijk bepaald en moeten toegepast worden op het brutoloon van de functie waarin de student tewerkgesteld wordt. Zodra een student 21 jaar is, heeft hij of zij recht op het volledige loon, net zoals een vaste werknemer.

Als jouw horecazaak extra voordelen biedt zoals maaltijdcheques of verplaatsingsvergoeding voor vaste medewerkers, dan moet je nagaan of deze ook van toepassing zijn op studenten. Jobstudenten hebben in principe ook het recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer.

Werk je met een uniform of specifieke werkkledij (bijvoorbeeld schort, keukenschort, of zwarte servicekledij), dan kunnen er extra kosten en rechten meespelen. Als jij als werkgever niet zelf instaat voor de aankoop, het wassen en het onderhoud van de kledij, dan ben je verplicht een kledijvergoeding te betalen aan de student.

Concreet komt dat neer op:

• 2,08 euro per gewerkte dag als de student de kledij zelf heeft aangekocht.
• Een bijkomende 2,08 euro per dag als de student ook zelf instaat voor het wassen en/of onderhoud.

Let wel: deze vergoedingen zijn niet verschuldigd als jij als werkgever zélf voorziet in de kledij én het onderhoud ervan. Veel zaken kiezen ervoor om de kleding zelf aan te bieden en ter plaatse te wassen, zodat deze bijkomende vergoeding niet van toepassing is.

Er is geen verplichting tot betaling van vakantiegeld of eindejaarspremie, tenzij de student een langere periode aan een stuk werkt. Studenten bouwen in principe geen rechten op voor betaalde feestdagen, tenzij ze die dag normaal zouden hebben gewerkt.

Wat met belastingen en sociale bijdragen?

Een student betaalt minder sociale bijdragen dan een gewone werknemer, zolang hij of zij binnen het contingent van 600 uur per jaar blijft. De student betaalt dan 2,71% solidariteitsbijdrage.

Als het bruto inkomen onder de belastingvrije grens blijft (ongeveer 14.514 euro in 2024), moet de student ook geen personenbelasting betalen. Dit zorgt ervoor dat studentenjobs fiscaal zeer voordelig zijn, zolang het werkvolume beperkt blijft.

Voor werkgevers geldt hetzelfde: zolang het 600-urencontingent niet overschreden wordt, hoef je als werkgever ook geen normale werkgeversbijdragen (ongeveer 30%) te betalen. Na overschrijding geldt wel het gewone RSZ-regime.

Verplichtingen voor de werkgever

De belangrijkste administratieve verplichtingen voor de werkgever zijn:

• Het afsluiten van een schriftelijke studentenovereenkomst
• Het correct aanmelden van elke werkdag of shift via het Dimona-systeem
• Een verzekering tegen arbeidsongevallen voorzien
• Het arbeidsreglement ter beschikking stellen aan de student
• De student correct registreren en uitbetalen volgens de loonbarema’s

Bij korte contracten is er geen opzegvergoeding vereist bij beëindiging, maar het is altijd aangewezen om heldere afspraken te maken bij de start.

Wat is de Dimona aangifte en hoe voltooi je deze?

Als je een student inschakelt, ben je als werkgever verplicht om elke tewerkstelling vooraf aan te geven via het Dimona-systeem. Dit geldt niet alleen voor studenten, maar voor álle werknemers in loondienst. Dimona staat voor Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte — een elektronische melding aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat iemand bij jou komt werken.

Waarom is Dimona verplicht?

De Dimona-aangifte zorgt ervoor dat:

• De overheid weet wie wanneer werkt, en onder welk statuut (bijv. student, flexi, vast…)
• De student automatisch recht krijgt op de juiste sociale bescherming, zoals arbeidsongevallenverzekering
• De 600-urenregel voor studenten correct wordt opgevolgd

Zonder Dimona ben je niet in regel, en riskeer je boetes bij sociale inspectie zelfs als je student een contract heeft en correct betaald wordt.

Wanneer moet je een Dimona-aangifte doen?

Je moet de Dimona-aangifte vooraf doen, dus vóór de eerste werkdag of -shift van de student begint. Werk je met een flexibele planning (bijvoorbeeld via een dagcontract of weekcontract), dan moet je dat voor elke nieuwe periode opnieuw aangeven.

Hoe doe je een Dimona-aangifte?

1. Ga naarwww.socialsecurity.be
2. Klik op “Dimona” via de rubriek “Werkgevers”
3. Meld je aan met je eID, Itsme of via je sociaal secretariaat
4. Kies het juiste type werknemer (in dit geval: "STU" voor student)
5. Vul volgende gegevens in:
   • Rijksregisternummer van de student
   • Start- en einddatum van het contract
   • Soort contract (bepaalde duur, deeltijds…)
   • Aantal voorziene uren (optioneel, maar handig)
6. Verstuur de aangifte en je krijgt een bevestiging

Werk je samen met een sociaal secretariaat (zoals SD Worx, Liantis, Acerta...), dan kunnen zij dit voor jou doen. Er bestaan ook tools zoals Strobbo die de Dimona-aangiftes automatisch koppelen aan je werkplanning.

Wat bij fouten of wijzigingen?

• Verkeerde info doorgegeven? Dan moet je de aangifte corrigeren via een Dimona-wijziging (Update).
• Student werkt onverwacht niet? Vergeet dan niet om de Dimona te annuleren (Delete).
• Extra werkdag toevoegen? Doe een nieuwe aangifte of pas de bestaande aan, afhankelijk van het type contract.

Dimona en de 600-urenregel

Studenten kunnen maximaal 600 uur per jaar werken aan verminderde bijdragen. Dankzij de Dimona-aangifte wordt die teller automatisch geüpdatet via het platform studentatwork.be. Zo weet de student zelf ook perfect hoeveel voordelige uren hij of zij nog over heeft.

Wat zijn de risico’s bij niet-naleving?

De sociale inspectie voert regelmatig controles uit in de horecasector. Een niet-correct aangemelde student, of een student die werkt zonder contract, kan zware boetes opleveren. De werkgever kan verplicht worden om achterstallige RSZ-bijdragen met terugwerkende kracht te betalen, en in sommige gevallen zelfs boetes van duizenden euro’s per student.

Extra risico’s zijn:

• Boetes bij overschrijding van werkuren voor minderjarigen
• Niet in orde zijn met verzekering of arbeidsongevallenregeling
• Misbruik van het contingent (bijvoorbeeld studenten inzetten met regulier contract)

Wanneer is het interessant om studenten in te schakelen?

Studenten zijn vooral beschikbaar tijdens de schoolvakanties (zomer, herfst, kerst, paasvakantie) en tijdens het weekend. Examens in januari en juni zijn drukke periodes voor studenten, waardoor het moeilijker is om vaste of lange shifts in te plannen.

Een student is ideaal voor piekmomenten zoals:

• Zomerterrassen in juli en augustus
• Feestdagen en brug weekends
• Weekenddrukte
• Festivals of lokale evenementen

Maar je kan natuurlijk studenten inschakelen door het hele jaar inschakelen. Hier staan verder geen richtlijnen op.

Digitale hulpmiddelen en platforms

Verschillende tools helpen om alles administratief in orde te houden:

• Student@Work: voor studenten om hun resterende uren op te volgen
• Dimona: voor tijdige elektronische aangifte van werkuren
• Strobbo: voor personeelsplanning en studentenwerving
• NOWJOBS: platform voor snelle rekrutering van studenten
• Sociale secretariaten: ondersteuning bij loonberekening en contracten
  
  
  

Samenvattende checklist voor horeca-uitbaters

• De student is voltijds ingeschreven in het onderwijs
• Er is een schriftelijk studentencontract
• Je doet Dimona-aangifte voor elke werkdag
• Je houdt rekening met leeftijdsgrenzen en werkuren
• De student werkt niet meer dan 600 uur per jaar aan verminderde bijdragen
• Je betaalt minstens het sectorale minimumloon
• Je voorziet een verzekering tegen arbeidsongevallen

Studenten zijn dus een waardevolle en flexibele arbeidskracht in de horeca, maar het is cruciaal om alle administratieve en juridische verplichtingen correct na te leven. De regels zijn duidelijk, maar soms complex. Wie goed voorbereid is en werkt met betrouwbare systemen, kan zonder zorgen studenten inschakelen én tegelijk bijdragen aan een kwalitatieve leerervaring voor jongeren.