Embaucher un étudiant dans votre établissement horeca: voici comment faire

Si vous avez déjà envisagé d’engager un étudiant dans votre établissement horeca, cet article est fait pour vous. Nous passons tout en revue de manière claire: des quotas d’heures et salaires au travail de nuit et à la fameuse déclaration Dimona.

Pas de jargon juridique, juste des explications pratiques que vous pouvez appliquer immédiatement.

Qu’est-ce qu’un job étudiant selon la loi?

Un job étudiant est un élève ou étudiant inscrit dans une formation à temps plein (enseignement secondaire, supérieur ou universitaire) qui exerce un travail temporaire auprès d’un employeur dans le cadre d’un contrat étudiant. Ce contrat diffère d’un contrat de travail classique en ce qui concerne les cotisations sociales, la fiscalité et la durée de travail autorisée.

Pour pouvoir travailler en tant qu’étudiant, il faut:

• Être inscrit dans une formation reconnue à temps plein
• Ne pas travailler dans le cadre d’un stage obligatoire
• Conclure un contrat étudiant écrit avec l’employeur

Combien d’heures un étudiant peut-il travailler?

Depuis 2023, un quota horaire s’applique au travail étudiant: les étudiants peuvent travailler jusqu’à 600 heures par année civile avec des cotisations sociales réduites. Auparavant, on comptait en jours, mais ce système a été remplacé par un calcul basé sur les heures prestées.

Il est essentiel, tant pour l’étudiant que pour l’employeur, de bien suivre le nombre d’heures prestées. Cela peut se faire facilement via la plateforme en ligne student@work.be. Une fois le quota des 600 heures dépassé, les cotisations sociales normales s’appliquent.

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Combien d’heures un étudiant peut-il travailler par jour et par semaine?

 Il existe une distinction entre les étudiants majeurs et mineurs.

Pour les étudiants de 18 ans ou plus:

• Maximum 11 heures de travail par jour
• Maximum 50 heures par semaine
• Les heures supplémentaires sont autorisées, à condition qu’elles soient correctement rémunérées ou récupérées

Pour les étudiants de moins de 18 ans:

• Maximum 8 heures de travail par jour
• Maximum 38 heures par semaine
• Le travail de nuit n’est pas autorisé
• Le travail ne peut pas nuire aux performances scolaires

Que signifie "ne pas compromettre les performances scolaires?"

Cette règle vise à protéger les étudiants, en particulier les mineurs. Elle implique que le travail ne peut avoir un impact négatif sur leur scolarité. On entend par là: le travail ne peut avoir lieu pendant les heures de cours, il ne peut être trop fatigant ou physiquement éprouvant ou provoquer un manque de sommeil structurel, par exemple en combinant travail de nuit ou de week-end avec des journées scolaires.

Concrètement:

• Un mineur ne peut pas travailler les jours d’école (sauf exception via un stage ou un contrat d’apprentissage)
• Pendant les vacances, c’est autorisé, mais il faut éviter, par exemple, les prestations de nuit suivies de cours le lendemain
• L’employeur est tenu de "Tenir compte de l’âge, de la charge physique et du rythme scolaire"

Le principe de base est que l’école reste l’activité principale, et que le travail doit rester secondaire

Cette règle ne s’applique pas formellement aux étudiants majeurs, mais le bon sens reste de mise : cumuler un travail de nuit avec des études intensives n’est dans l’intérêt de personne.

Pour les mineurs, des règles plus strictes s’appliquent, et il est vivement recommandé d’obtenir l’accord explicite des parents.

Les étudiants peuvent-ils travailler le dimanche ou la nuit?

Dans l’horeca, il est en principe possible de faire travailler des étudiants le soir ou le dimanche, à condition de respecter certaines règles.

Pour les étudiants de plus de 18 ans:

• Le travail de nuit est autorisé, mais uniquement sous conditions et avec une déclaration préalable via Dimona
• Le travail dominical est autorisé s’il est prévu dans le règlement de travail

Pour les étudiants de moins de 18 ans:

• Le travail de nuit (entre 20h et 6h) est interdit
• Le travail le dimanche est, dans la plupart des cas, interdit

Selon la loi sur le travail, le travail dominical est donc en principe interdit pour les mineurs (< 18 ans). Cependant, quelques exceptions existent, notamment pour le secteur horeca, mais uniquement sous conditions strictes.

Concrètement: quand un mineur peut-il travailler le dimanche?

1. Exception via Arrêté Royal:
Pour certains secteurs comme l’horeca, les événements culturels ou sportifs, les boulangeries, les festivals, etc. 

Mais: il faut demander une autorisation préalable au SPF Emploi via une demande motivée.

2. Travail temporaire ou occasionnel:
Par exemple lors d’un salon, d’une fête ou d’un événement - une dérogation au principe d’interdiction est parfois possible, à condition d’une motivation claire et d’une autorisation explicite.

3. Vacances scolaires:
Même pendant les vacances, l’interdiction du travail dominical pour mineurs reste la règle, sauf si une exception légale s’applique.

En résumé:
Le travail dominical est interdit pour les étudiants mineurs, sauf si vous pouvez prouver que vous entrez dans une exception prévue par la loi et que vous avez obtenu l’autorisation nécessaire.

Enfin, en cas de travail de nuit, une attention particulière doit être portée à la sécurité, aux moyens de transport et aux temps de repos.

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Que devez-vous payer à un étudiant?

Les étudiants ont droit au même salaire minimum que les autres travailleurs occupés dans une fonction équivalente, selon les barèmes de la Commission Paritaire 302 (horeca). Il est interdit de leur accorder un salaire inférieur sous prétexte qu’ils sont étudiants.

La plupart des étudiants dans l’horeca sont rémunérés à l’heure. Le salaire horaire doit être calculé correctement à partir du barème mensuel et ne peut jamais être inférieur au minimum légal.

Le salaire minimum pour les jobistes dépend de leur âge. Les plus jeunes reçoivent un pourcentage du salaire minimum sectoriel complet, comme défini par les barèmes de la CP 302. Voici un aperçu des pourcentages appliqués :

• 15 ans : 70% du salaire minimum selon la catégorie de fonction
• 16 ans : 80%
• 17 ans : 90%
• 18 ans : 90%
• 19 ans : 90%
• 20 ans : 90%
• 21 ans et plus: 100% du salaire minimum

Salaires et conditions d'emploi pour le comité mixte 302 - L'horeca peut être trouvée 🔗 hier.

Ces pourcentages sont légalement fixés et doivent être appliqués au salaire brut de la fonction concernée. À partir de 21 ans, l’étudiant a droit au salaire plein, comme tout autre employé.

Si votre établissement horeca offre des avantages supplémentaires (chèques-repas, indemnités de déplacement...), vérifiez s’ils s’appliquent également aux étudiants. En principe, ils ont aussi droit à une indemnité de déplacement domicile-travail.

Si vous imposez le port d’uniformes ou de vêtements spécifiques (tablier, veste de cuisine, tenue noire de service...), et que vous n’assumez pas vous-même leur achat et entretien, vous êtes obligé de verser une indemnité:

• €2,08 par jour presté si l’étudiant achète lui-même la tenue
• +€2,08 supplémentaires si l’étudiant assure aussi le lavage et/ou l’entretien

Ces indemnités ne sont pas dues si vous fournissez la tenue et vous chargez vous-même du nettoyage - ce que font de nombreux établissements.

Il n’y a pas d’obligation de payer un pécule de vacances ou une prime de fin d’année, sauf en cas d’emploi prolongé. En principe, les étudiants n’ont pas droit à un jour férié payé, sauf s’ils auraient normalement travaillé ce jour-là.

Qu’en est-il des impôts et des cotisations sociales?

Un étudiant paie moins de cotisations sociales qu’un travailleur ordinaire, à condition de rester dans le quota de 600 heures par an. Dans ce cas, il ne paie qu’une cotisation de solidarité de 2,71 %.

Si son revenu brut reste en dessous du seuil imposable (environ €14.514 en 2024), l’étudiant ne doit pas non plus payer d’impôt des personnes physiques. C’est ce qui rend les jobs étudiants particulièrement avantageux sur le plan fiscal, tant que le volume de travail reste limité.

Pour l’employeur, c’est également intéressant: tant que les 600 heures ne sont pas dépassées, aucune cotisation patronale classique (environ 30%) n’est due.
Dès que ce plafond est dépassé, le régime classique de la sécurité sociale (ONSS) s’applique.

Obligations de l’employeur

Voici les principales obligations administratives pour l’employeur:

• Conclure un contrat étudiant écrit
• Déclarer chaque jour ou shift via le système Dimona
• Prévoir une assurance contre les accidents du travail
• Mettre le règlement de travail à disposition de l’étudiant
• Enregistrer et payer correctement l’étudiant selon les barèmes salariaux applicables

En cas de contrat de courte durée, aucune indemnité de rupture n’est due à la fin du contrat. Cependant, il est toujours recommandé de clarifier les conditions dès le départ.

Qu’est-ce que la déclaration Dimona et comment la compléter?

Si vous engagez un étudiant, vous êtes tenu en tant qu’employeur de déclarer préalablement chaque occupation via le système Dimona. Cette obligation s’applique à tous les travailleurs salariés, pas seulement aux étudiants.
Dimona signifie Déclaration Immédiate: une notification électronique à l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) qu’une personne commence à travailler chez vous.

Pourquoi la déclaration Dimona est-elle obligatoire?

Elle permet de:

• Informer les autorités de qui travaille quand, et sous quel statut (étudiant, flexi-job, CDI, etc.)
• Garantir au travailleur la protection sociale adéquate, comme l’assurance accidents du travail
• Suivre correctement le quota des 600 heures pour les étudiants

Sans Dimona, vous êtes en infraction, même si le contrat étudiant est signé et que le salaire est payé correctement — vous risquez alors une amende en cas de contrôle social.

Quand faut-il faire la déclaration Dimona?

Elle doit être faite avant le début de la première journée ou du premier shift.
En cas de planning flexible (contrats journaliers ou hebdomadaires), vous devez faire une nouvelle déclaration pour chaque période.

Comment faire une déclaration Dimona?

1. Rendez-vous sur www.socialsecurity.be
2. Cliquez sur "Dimona" dans la rubrique "Employeurs"
3. Connectez-vous avec votre eID, Itsme, ou via votre secrétariat social
4. Choisissez le type de travailleur: "STU" pour étudiant
5. Encodez les données suivantes:
   • Numéro de registre national de l’étudiant
   • Dates de début et de fin du contrat
   • Type de contrat (durée déterminée, temps partiel…)
   • Heures prévues (optionnel, mais utile)
6. Envoyez la déclaration et conservez la confirmation

Si vous travaillez avec un secrétariat social (SD Worx, Liantis, Acerta...), il peut faire la déclaration à votre place. Des outils comme 🔗 Strobbo permettent aussi de lier automatiquement Dimona à votre planning du personnel.

Que faire en cas d’erreur ou de changement?

• Données incorrectes? Faites une modification Dimona (Update)
• L’étudiant ne vient finalement pas travailler? Faites une annulation Dimona (Delete)
• Une journée supplémentaire s’ajoute? Faites une nouvelle déclaration ou modifiez l’existante, selon le contrat

Dimona et la règle des 600 heures

Les étudiants peuvent prester jusqu’à 600 heures par an avec des cotisations sociales réduites. Grâce à Dimona, ce compteur est mis à jour automatiquement via studentatwork.be, ce qui permet à l’étudiant de savoir exactement combien d’heures avantageuses il lui reste.

Quels sont les risques en cas de non-respect des règles?

L’inspection sociale effectue régulièrement des contrôles dans le secteur horeca. Un étudiant non déclaré correctement ou travaillant sans contrat peut entraîner de lourdes amendes. L’employeur peut être contraint de payer rétroactivement les cotisations ONSS, et dans certains cas, des amendes de plusieurs milliers d’euros par étudiant.

Autres risques:

• Amendes en cas de dépassement des horaires de travail pour les mineurs
• Absence de couverture d’assurance ou de protection contre les accidents du travail
• Détournement du système (par exemple en engageant des étudiants sous contrat classique)

Quand est-il intéressant d’engager des étudiants?

 Les étudiants sont surtout disponibles pendant les vacances scolaires (été, Toussaint, Noël, Pâques) et les week-ends.
Les périodes d’examens en janvier et juin sont chargées pour eux, ce qui rend difficile la planification de longues ou régulières prestations.

Les étudiants sont idéaux pour couvrir les pics d’activité, comme:

• Les terrasses d’été en juillet et août
• Les jours fériés et les week-ends prolongés
• L’affluence du week-end
• Les festivals ou événements locaux

Mais vous pouvez évidemment engager des étudiants tout au long de l’année, aucune restriction n’existe à ce niveau.

Outils numériques et plateformes

Plusieurs outils facilitent la gestion administrative liée au travail étudiant:

• Student@Work: permet aux étudiants de suivre le nombre d’heures qu’il leur reste dans le quota des 600 heures
• Dimona: déclaration électronique obligatoire des heures de travail
• Strobbo: outil de planification du personnel et de recrutement d’étudiants
• NOWJOBS: plateforme de recrutement rapide pour étudiants jobistes
• Secrétariats sociaux: accompagnement pour la gestion des salaires, contrats et déclarations officielles

Checklist récapitulative pour les exploitants horeca

• L’étudiant est inscrit à temps plein dans un établissement d’enseignement
• Un contrat étudiant écrit est signé
• Une déclaration Dimona est faite pour chaque journée de travail
• Les limites d’âge et horaires sont respectées
• L’étudiant ne dépasse pas 600 heures par an sous régime réduit
• Le salaire minimum sectoriel est respecté
• Une assurance contre les accidents du travail est prévue

Les étudiants représentent donc une main-d'œuvre précieuse et flexible dans l’horeca, mais il est essentiel de respecter toutes les obligations administratives et légales.
Les règles sont claires, mais parfois complexes. Avec une bonne préparation et des outils fiables, vous pouvez employer des étudiants en toute sérénité, tout en contribuant à une expérience d’apprentissage enrichissante pour les jeunes.