Wat is een witte kassa?
Een witte kassa, ook bekend als een Geregistreerd Kassasysteem (GKS), is een elektronisch kassasysteem dat verplicht is voor bepaalde ondernemingen, met name in sectoren zoals de horeca. Het doel van de witte kassa is om de transparantie van financiële transacties te vergroten en belastingontduiking te voorkomen. Het systeem registreert elke ontvangen betaling elektronisch en onmiddellijk, waardoor een nauwkeurige administratie van de omzet ontstaat.
De Belgische witte kassa bestaat uit drie aan elkaar gekoppelde onderdelen:
Een geregistreerd kassa systeem (GKS)
Een black box, ook Fiscale Data Module (FDM) genaamd
Een Vat Signing Card (VSC)
Wat is de 'black box'?
De 'black box' of 'zwarte doos' die bij de witte kassa geleverd wordt, is een beveiligde module die alle transactiegegevens registreert en opslaat. De Belgische overheid beschrijft dit ook als een Fiscale Data Module, of kortweg FDM.
Het fungeert als een onwijzigbare geheugenmodule, waardoor fraude of manipulatie van financiële gegevens wordt voorkomen. Dit draagt bij aan een eerlijke en transparante bedrijfsvoering binnen de horecasector.
Wat is een VAT Signing Card (VSC)?
Wanneer je een gecertificeerd kassasysteem en Fiscaal Data Module (FDM) hebt aangeschaft, dien je deze te registreren en te koppelen op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD). Na deze koppeling kun je kosteloos een VAT Signing Card (VSC) aanvragen. Een VSC is een persoonlijke smartcard, vergelijkbaar met een simkaart, die alle gegevens die verbonden zijn aan jouw btw-nummer opslaat in de black box. Hierdoor worden de verkooptransacties van een horecazaak direct gelinkt aan de specifieke gegevens van dezelfde horecazaak.
Voor wie is de witte kassa van toepassing?
De witte kassa is verplicht voor alle restaurant- en cateringdiensten die jaarlijks een omzet van meer dan €25.000 (excl. BTW) behalen en die ter plaatse geconsumeerde maaltijden aanbieden. Alleen de brutowinst van maaltijden en producten waarop 12% BTW van toepassing is, wordt meegerekend voor deze drempel van €25.000. In deze drempel wordt de 12% BTW niet opgenomen in de berekening.
Overigens worden activiteiten zoals afhaalmaaltijden (belast met 6% BTW) en de verkoop van alcohol en andere dranken buiten een maaltijd (belast met 21% BTW) daarom niet opgenomen in de berekening.
De focus ligt op het aanbieden van maaltijden ter plaatse en dus is de hoofdactiviteit niet relevant. Dit betekent dat naast restauranthouders, ook bakkers, koffiezaken en modewinkels die ter plaatse maaltijden aanbieden, verplicht zijn een witte kassa aan te schaffen
Bepaalde aanvullende activiteiten, zoals de verhuur van tafels en stoelen, evenementen waarbij restaurant- of cateringdiensten worden verricht, en andere vermelde activiteiten, vallen niet onder de berekening van de drempel. De omzet uit restaurant- en cateringdiensten in het buitenland wordt niet meegerekend, maar kan vrijwillig worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem.
Het is eveneens de verantwoordelijkheid van u als horeca uitbater om jaarlijks nauwkeurig in te schatten of je de drempel van €25.000 zal overschrijden of niet. Het is dus belangrijk om je tijdig te registreren en een witte kassa aan te schaffen om boetes te voorkomen.
Welke kassa is geschikt als witte kassa?
Een geschikte witte kassa, of GKS, moet voldoen aan specifieke wettelijke vereisten die door de Belgische overheid zijn opgesteld.
De kassa moet bepaalde verplichte functionaliteiten hebben, zoals het onwijzigbaar registreren van elke ontvangen betaling, het genereren van een uniek controledocument, en het bewaren van de gegevens gedurende een wettelijk bepaalde periode. Daarnaast moet mogelijk zijn om de kassa te koppelen aan een externe server voor periodieke controle en rapportage. Ten derde moet de kassa duidelijk de identificatiegegevens van de ondernemer en de unieke identificatie van de kassa weergeven op elk controledocument. Kortom, een Belgische witte kassa moet beschikken over de drie eerstgenoemde onderdelen: het GKS, de black box en de VSC.
Omwille van deze verplichtingen zijn analoge kassas niet toegestaan en is een online of digitaal kassasysteem noodzakelijk. Daarnaast moet de kassa voldoen aan de fiscale vereisten en gecertificeerd zijn door de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD).
Met Unipos biedt Unipage u een uitermate eenvoudig, betrouwbaar én gebruiksvriendelijke witte kassa aan voor iedere horecazaak. Naast het voldoen aan alle wettelijk vereiste verplichtingen, integreert Unipos naadloos met onze andere Unipage-producten zoals onze webshops, kiosken, kassas en QR-code bestelsystemen.
Wat met BTW-bonnen?
Een GKS genereert automatisch BTW-bonnetjes voor elke transactie die plaatsvindt en die geldig zijn voor de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD). Er komt dus geen administratieve rompslomp meer aan te pas.
Welke boetes riskeer ik?
Sinds de verplichte invoering van de GKS in België in 2015, controleert de fiscus regelmatig op de BTW-naleving in de horeca. Indien je wel GKS-plichtig bent, maar deze weigert te installeren, riskeer je boetes van de FOD. Deze boetes kunnen oplopen tot wel €5.000.
Als je een geregistreerd kassasysteem gebruikt die niet aan de voorwaarden van een witte kassa voldoet terwijl dit wel zou moeten, riskeer je een boete van €1.500 tot €5.000. Verder bedraagt de boete voor het niet uitreiken van een GKS-kasticket bij een eerste overtreding €50 per kasticket met een maximum van €500. Deze boete kan oplopen tot €250 per kasticket met een maximum van €5.000 bij meer dan twee overtredingen.
Bron: SBB Accountants Adviseurs
Zijn er fiscale voordelen aan de witte kassa?
Ja! Als gebruiker van een GKS heb je recht op een korting van €500 per kwartaal voor maximum 5 voltijdse werknemers. Er hangt wel één voorwaarde aan vast: je maakt gebruik van aanwezigheidsregistratie.
Aanwezigheidsregistratie is geen verplichting, je gebruikt het enkel als je aansprak wenst te maken op deze doelgroepvermindering. Het is ook geen tijdsregistratie want pauzes worden via dit systeem niet geregistreerd. Enkel bij het binnenkomen en het verlaten van de zaak dienen je werknemers in te loggen. De korting is beperkt tot maximum 5 personen, maar de registratie dient wel te gebeuren door alle aanwezige werknemers (schoonmakers, studenten, administratief personeel,…). Je bedrijf mag ook maar 49 werknemers tewerkstellen om aanspraak te maken op deze korting. Boven de 49 werknemers maak je geen aanspraak meer op de GKS-vermindering.
Per voltijdse werknemer krijg je een RSZ-korting van €500 per kwartaal. Is je werknemer nog onder de 26 jaar? Dan ligt de korting zelf iets hoger, namelijk €800. Mooi meegenomen dus!
Meer informatie hierover vind je op: Vlaio.be en Socialsecurity.be
Daarnaast wordt de aanschaf van een GKS gezien als een digitale investering, welke gelukkig fiscaal aftrekbaar is. Dit geldt ook voor andere digitale investeringen zoals digitale betaalsystemen, ICT-beveiliging en webshops.
Wat als ik niet GKS-plichtig ben?
Of een witte kassa interessant is voor jou, zelfs als je niet onder het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) valt, hangt af van verschillende factoren, waaronder de aard van je bedrijf en je specifieke behoeften.
Een witte kassa kan helpen bij het verbeteren van de transparantie en nauwkeurigheid van je financiële administratie. Als je waarde hecht aan gedetailleerde registratie van transacties, kan een dergelijk systeem voordelen bieden. Bovendien kan het de efficiëntie van je bedrijfsprocessen verbeteren, zoals het bijhouden van voorraden, genereren van rapporten en stroomlijnen van de boekhouding. Het gebruik van een geavanceerd kassasysteem, kan het klanten vertrouwen vergroten. Transparante facturering draagt bij aan een positieve klantervaring. Daarnaast zijn er ook fiscale voordelen die de FOD aanbiedt, zoals de doelgroepvermindering.
Aan de andere kant moet je ook de kosten van aanschaf, implementatie en onderhoud van een witte kassa in overweging nemen, alhoewel deze fiscaal aftrekbaar zijn. Het is raadzaam om advies in te winnen bij een belastingadviseur of een bedrijfsadviseur om te bepalen of een witte kassa geschikt is voor jouw specifieke bedrijfssituatie.
Bent u geïnteresseerd in Unipos, de volledig geïtegreerde witte kassa van Unipage? Of wenst u een vrijblijvende demo? Contacteer ons of mail naar [email protected].