Qu'est-ce qu'une caisse blanche?
Une caisse blanche, également connue sous le nom de Système de Caisse Enregistrée (SCE), est un système de caisse électronique obligatoire pour certaines entreprises, en particulier dans des secteurs tels que l'hôtellerie et la restauration. L'objectif de la caisse blanche est d'augmenter la transparence des transactions financières et de prévenir l'évasion fiscale. Le système enregistre électroniquement et immédiatement chaque paiement reçu, résultant en un enregistrement précis des revenus.
La caisse blanche belge se compose de trois composants interconnectés:
Un Système de Caisse Enregistrée (SCE)
Une boîte noire, également connue sous le nom de Module de Données Fiscales (MDF)
Une Carte de Signature TVA (CSV)
Qu'est-ce que la 'boîte noire'?
La 'boîte noire' fournie avec la caisse blanche est un module sécurisé qui enregistre et stocke toutes les données de transaction. Le gouvernement belge la décrit également comme un Module de Données Fiscales, ou MDF en abrégé.
Elle agit comme un module de mémoire inaltérable, empêchant la fraude ou la manipulation des données financières. Cela contribue à des opérations commerciales justes et transparentes dans le secteur de l'horeca et de la restauration.
Qu'est-ce qu'une Carte de Signature TVA (CSV)?
Après l'achat d'un système de caisse enregistrée et d'un Module de Données Fiscales (MDF), vous devez les enregistrer et les lier sur le site du Service Public Fédéral Finances (SPF Finances). Après cette liaison, vous pouvez demander gratuitement une Carte de Signature TVA (CSV). Une CSV est une carte à puce personnelle, semblable à une carte SIM, qui stocke toutes les données associées à votre numéro de TVA dans la boîte noire. Cela lie directement les transactions de vente d'une entreprise d'hôtellerie et de restauration aux données spécifiques de la même entreprise.
Pour qui la caisse blanche est-elle applicable?
La caisse blanche est obligatoire pour tous les services de restauration et de traiteur qui réalisent un chiffre d'affaires annuel de plus de 25 000 € (hors TVA) et qui offrent des repas consommés sur place. Seul le bénéfice brut des repas et des produits soumis à la TVA de 12 % est inclus dans ce seuil de 25 000 €. La TVA de 12 % n'est pas incluse dans le calcul.
Cependant, les activités telles que les repas à emporter (taxés à 6 % de TVA) et la vente d'alcool et d'autres boissons en dehors d'un repas (taxés à 21 % de TVA) ne sont donc pas incluses dans le calcul.
L'accent est mis sur l'offre de repas sur place, donc l'activité principale n'est pas pertinente. Cela signifie qu'en plus des restaurateurs, les boulangers, les cafés et les boutiques de mode qui offrent des repas sur place sont également tenus d'acheter une caisse blanche.
Certaines activités supplémentaires, telles que la location de tables et de chaises, les événements où des services de restauration ou de traiteur sont fournis, et d'autres activités répertoriées, ne sont pas incluses dans le calcul du seuil. Les revenus des services de restauration et de traiteur à l'étranger ne sont pas inclus, mais peuvent être volontairement inclus dans le système de caisse enregistrée.
Il est également de votre responsabilité en tant qu'opérateur dans l'hôtellerie et la restauration d'estimer avec précision chaque année si vous dépasserez ou non le seuil de 25 000 €. Il est donc important de vous enregistrer à temps et d'acheter une caisse blanche pour éviter les amendes.
Quelle caisse enregistreuse convient en tant que caisse blanche?
Une caisse blanche appropriée, ou SCE, doit répondre à des exigences légales spécifiques établies par le gouvernement belge.
La caisse enregistreuse doit avoir certaines fonctionnalités obligatoires, telles que l'enregistrement inaltérable de chaque paiement reçu, la génération d'un document de contrôle unique et la conservation des données pendant une période légale déterminée. De plus, il doit être possible de lier la caisse enregistreuse à un serveur externe pour un contrôle et un rapport périodiques. Troisièmement, la caisse enregistreuse doit clairement afficher les données d'identification de l'entrepreneur et l'identification unique de la caisse enregistreuse sur chaque document de contrôle. En bref, une caisse blanche belge doit avoir les trois composants susmentionnés: le SCE, la boîte noire et la CSV.
En raison de ces obligations, les caisses enregistreuses analogiques ne sont pas autorisées, et un système de caisse enregistreuse en ligne ou numérique est nécessaire. De plus, la caisse enregistreuse doit répondre aux exigences fiscales et être certifiée par le Service Public Fédéral Finances (SPF Finances).
Unipos, proposé par Unipage, fournit une caisse blanche extrêmement simple, fiable et conviviale pour chaque entreprise d'hôtellerie et de restauration. En plus de répondre à toutes les obligations légales requises, Unipos s'intègre parfaitement avec nos autres produits Unipage tels que nos boutiques en ligne, kiosques, caisses enregistreuses et systèmes de commande par code QR.
Et les reçus de TVA?
Un SCE génère automatiquement des reçus de TVA pour chaque transaction qui a lieu et qui sont valides pour le Service Public Fédéral Finances (SPF Finances). Ainsi, il n'y a plus de tracas administratifs impliqués.
Quelles amendes risque-je?
Depuis l'introduction obligatoire du SCE en Belgique en 2015, les autorités fiscales vérifient régulièrement la conformité à la TVA dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration. Si vous êtes obligé d'utiliser un SCE mais refusez de l'installer, vous risquez des amendes du SPF Finances. Ces amendes peuvent atteindre jusqu'à 5 000 €.
Si vous utilisez un système de caisse enregistrée qui ne répond pas aux conditions d'une caisse blanche alors qu'il le devrait, vous risquez une amende de 1 500 à 5 000 €. En outre, l'amende pour ne pas avoir émis un ticket de caisse SCE lors d'une première infraction est de 50 € par ticket de caisse avec un maximum de 500 €. Cette amende peut augmenter à 250 € par ticket de caisse avec un maximum de 5 000 € pour plus de deux infractions.
Source: SBB Accountants Advisors
Y a-t-il des avantages fiscaux à la caisse blanche?
Oui ! En tant qu'utilisateur d'un SCE, vous avez droit à une réduction de 500 € par trimestre pour un maximum de 5 employés à temps plein. Cependant, il y a une condition : vous utilisez l'enregistrement de présence.
L'enregistrement de présence n'est pas obligatoire, vous l'utilisez uniquement si vous souhaitez bénéficier de cette réduction de groupe cible. Ce n'est pas non plus un enregistrement de temps car les pauses ne sont pas enregistrées par ce système. Les employés doivent uniquement se connecter en entrant et en sortant des locaux. La réduction est limitée à un maximum de 5 personnes, mais l'enregistrement doit être effectué par tous les employés présents (nettoyeurs, étudiants, personnel administratif, etc.). Votre entreprise peut également employer seulement 49 travailleurs pour être éligible à cette réduction. Au-dessus de 49 employés, vous ne vous qualifiez plus pour la réduction SCE.
Pour chaque employé à temps plein, vous bénéficiez d'une réduction RSZ de 500 € par trimestre. Votre employé a moins de 26 ans ? Alors la réduction est encore plus élevée, à savoir 800 €. C'est agréable à avoir !
Plus d'informations à ce sujet (en néerlandais) sont disponibles sur: Vlaio.be et Socialsecurity.be
De plus, l'achat d'un SCE est bien sûr considéré comme un investissement numérique et heureusement, les investissements numériques sont fiscalement déductibles. Les systèmes de paiement numériques, la sécurité informatique et les boutiques en ligne entrent également dans cette catégorie.
Et si je ne suis pas obligé d'utiliser un SCE?
Si une caisse blanche vous intéresse, même si vous ne tombez pas sous le Système de Caisse Enregistrée (SCE), dépend de divers facteurs, y compris la nature de votre entreprise et vos besoins spécifiques.
Une caisse blanche peut aider à améliorer la transparence et la précision de votre administration financière. Si vous appréciez l'enregistrement détaillé des transactions, un tel système peut offrir des avantages. De plus, cela peut améliorer l'efficacité de vos processus commerciaux, tels que le suivi des stocks, la génération de rapports et la rationalisation de la comptabilité. L'utilisation d'un système de caisse enregistreuse avancé peut augmenter la confiance des clients. Une facturation transparente contribue à une expérience client positive. De plus, il y a également des avantages fiscaux offerts par le Service Public Fédéral Finances (SPF Finances), tels que la réduction pour groupe cible.
D'un autre côté, vous devez également considérer les coûts d'achat, de mise en œuvre et d'entretien d'une caisse blanche, bien que ceux-ci soient fiscalement déductibles. Il est conseillé de demander conseil à un consultant fiscal ou à un conseiller d'entreprise pour déterminer si une caisse blanche convient à votre situation commerciale spécifique.
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